“La confianza es la forma más elevada
de la motivación humana”
Stephen R. COVEY
A los asalariados les sobra el mes al final del sueldo.
Al emprendedor les sobran responsabilidades al final de la semana.
No conozco a ningún emprendedor que llegue al final de su semana y no tenga la sensación de que podría haber hecho más y de que hay responsabilidades que se quedan por resolver.
Lamentablemente, sólo disponemos de 24 horas al día y muchas menos horas de trabajo de calidad por lo que ¿qué podemos hacer para ser capaces de hacer más tareas en menos tiempo?
La primera clave sería hacernos la siguiente pregunta:
¿Es imprescindible que sea yo, y solo yo, quién deba hacer esa tarea?
- Respuesta SÍ: Priorizarlo, agendarlo y acometerlo. (en otra ocasión hablaremos de técnicas de organización y aumento de productividad como el Modelo GTD de David Allen.)
- Respuesta NO: Delegarlo.
Lamentablemente, todos sabemos lo difícil que puede resultar delegar tareas y funciones en otras personas.
Frecuentemente pensamos que nadie puede ejecutar las tareas mejor que nosotros o nos resistimos a ceder una parte del control.
La clave para que la delegación sea efectiva reside en transferir la responsabilidad a personas aptas, formadas y motivadas de modo que podamos dedicar nuestro tiempo y energías a otras actividades más importantes.
Uno de los principios de Reiki Japonés, que practiqué durante un tiempo como disciplina de meditación y autodescubrimiento, dice:
“Renuncia a la necesidad de control
y confía en las personas”
Desde luego es un principio de inspiración taoísta pero que encierra una profunda sabiduría de crecimiento personal si bien, me centraré en explicar cómo delegar de forma realmente eficaz según uno de los mayores expertos de todos los tiempos; mi admirado y mil veces estudiado Stephen Covey, autor del mejor libro de desarrollo personal y profesional de todos los tiempos, según mi limitada visión, “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”.
Antes de empezar a delegar
Existen básicamente dos tipos de Delegaciones:
Delegación en “recaderos”: “haga esto, de esta forma, luego avíseme, llame al cliente, recoja el justificante, vaya al banco, etc” se centra en el método que debe seguirse para cumplir las acciones. Esta forma de delegación implica un desgaste elevado y mantiene la responsabilidad de los resultados obtenidos en quien delega.
Delegación en “encargados”: Se centra en los resultados y no en los métodos; permite a las personas elegir su método y les hace responsables de los resultados.
Esta distinción diferencia la forma de delegar, no la naturaleza de la persona sobre la que se delega. Atendiendo a esta distinción, la forma de delegación más efectiva es la delegación en encargados.
Los pasos de la delegación eficaz
Cualquier actividad puede delegarse a nivel de “encargado”; la clave consiste en el modo de compartir con la persona una compresión clara a través de un compromiso mutuo concretando las expectativas del encargo en cinco áreas:
- Fijar claramente el objetivo y no la forma de obtenerlo. Que la persona lo describa en un enunciado concreto.
- Dar directrices, no instrucciones. Identifique las rutas que llevan al fracaso; cuáles son los errores más comunes que puede cometer en encargado. Permita que éstos aprendan de sus errores y de los errores de otros. Decir lo que no hay que hacer sin decir lo que hay que hacer.
- Identificar los Recursos de los que dispone: recursos humanos, técnicos, económicos y organizativos, así como sus condiciones o instrucciones para su uso.
- Rendición de cuentas: establecer claramente las normas que serán la base para evaluar los resultados y en qué momento exacto se producirá la supervisión o evaluación.
- Especificar las consecuencias sobre los resultados obtenidos: Especificar claramente lo que sucederá, positivo o negativo, como resultado de la evaluación. Concretar incentivos, premios, etc.
A menor grado de formación o madurez del encargado, mayor deberá ser la supervisión o rendición de cuentas, pero también conceder consecuencias más inmediatas para motivar a la persona y ayudar a su crecimiento.
Una regla eficaz para supervisar consiste en la regla del 10%, que consiste en dedicar un tiempo para supervisar equivalente a una décima parte del tiempo invertido en la tarea por el encargado de realizarla.
En conclusión
La delegación de “encargado” no es fácil al principio, requiere esfuerzo, paciencia y dedicación por nuestra parte, pero la recompensa será establecer una relación positiva con las personas de nuestro equipo, ayudar a sacar a la luz lo mejor de las personas y elevar el nivel de confianza entre ambos. De esta forma se cambia la naturaleza de la relación, en la que el encargado se convierte en su propio “jefe” y pasa a estar dirigido por su propia conciencia, se siente libre de hacer las tareas a su forma y de este modo brota la voluntad de servir a los demás que es el espíritu del emprendedor, libera su creatividad y aumenta su compromiso con los resultados y con los fines de la empresa.
